BAB 4

BAB 4

PEMROSESAN TRANSAKSI DAN STRUKTUR PENGENDALIAN INTERN

A. Kebutuhan Akan Pengendalian

a. Pengendalian dan Eksposur

Pengendalian sangat erat hubungannya dengan eksposur, Eksposur terdiri dari dampak keuangan potensial yang berlipat ganda karena probabilitas kemunculannya. Jadi eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangannya.

Eksposur tidak timbul dari kurangnya pengendalian. Pengendalian cenderung untuk mengurangi eksposur, tetapi kurangnya pengendalian jarang menyebabkan eksposur. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.

Eksposur-eksposur Umum

Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum, antara lain:

1.                  Biaya-biaya berlebihan

2.                  Pendapatan menurun

3.                  Kehilangan Aktiva

4.                  Akuntansi yang tidak akurat

5.                  Interupsi bisnis ( gangguan usaha atau bisnis )

6.                  Sanksi wajib/ Sanksi perundang-undangan

7.                  Kerugian kompetitif

8.                  Penipuan dan penggelapan, seperti:

-         Kejahatan kerah putih

-         Penipuan Manajemen

-         Pelaporan keuangan yang keliru

-         Kejahatan perusahaan

b. Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi

- Siklus Pendapatan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.

Tujuan pengendaliannya: Pelanggan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen, harga dan syarat barang dan jasa yang disediakan diotorisasi sesuai dengan kriteria manajemen. 

- Siklus Pengeluaran: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan barang dan jasa dari pihak lain dan penetapan kewajiban yang berkaitan.

Tujuan pengendaliannya: Pemasok harus diotorisasi sesuuai dengan kriteria manajemen dan jumlah yang disampaikan kepada pemasok harus diklasifikasikan,diikhtisarkan,dan dilaporkan secara akurat.

- Siklus Produksi: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan transformasi sumber daya menjadi barang dan jasa.

Tujuan pengendaliannya: Rencana produksi harus diotorisasi sesuai dengan kriteria.

- Siklus Keuangan: Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.

Tujuan pengendaliannya: Akses ke kas dan efek-efek hanya diperbolehkan sesuai dengan kriteria manajemen.

Tujuan-tujuan pengendalian ini di ambil dari konsep struktur pengendalian intern. Pertama, manajemen harus mengembangkan struktur pengendalian intern. Struktur ini kemudian dapat di aplikasikan ke siklus-siklus transaksi dengan mengembangkan tujuan-tujuan pengendalian spesifik untuk setiap siklus.

B. Elemen-elemen Struktur Pengendalian Intern

Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari  kebijakan dan prosedur-prosedur untuk menyediakan jaminan yang memadai bahwa tujuan-tujuan perusahaan dapat di capai. Struktur pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian. Konsep struktur pengendalian intern di dasarkan pada dua premis utama yaitu tanggung jawab manajemen dan jaminan yang memadai.

Tanggung Jawab Manajamen

Meskipun auditor ekstern, auditor intern, dan pihak-pihak lain secara langsung memperhatikan struktur pengendalian intern perusahaan, tanggung jawab utama struktur ini tetaplah pada manajemen.

Jaminan Yang Memadai

Konsep jaminan yang memadai harus di kaitkan dengan manfaat dan biaya pengendalian. Manajemen yang hati-hati tidak akan menghabiskan biaya untuk manfaat pengendalian yang lebih kecil dari biayanya.

a.      Lingkungan Pengendalian

Lingkungan pengendalian suatu organisasi merupakan dampak kolektif dari berbagai faktor dalam menetapkan, meningkatkan, atau memperbaiki efektifitas kebijakan dan prosedur-prosedur tertentu. Faktor-faktor itu mencangkup :

-         Filosofi dan gaya operasional manajemen

-         Struktur organisasi

-         Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya

-         Metode-metode membebankan otoritas dan tanggung jawab

-         Metode-metode pengendalian manajemen

-         Fungsi audit intern

-         Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian

-         Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan

b.      Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi suatu organisasi terdiri dari metode dan catatan-catatan yang di buat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi dan menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktifadan kewajiban yang berkaitan

c.       Prosedur-prosedur pengendalian

Prosedur-prosedur pengendalian merupakan kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercangkup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus di tetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat di capai. Pengendalian akuntansi intern meliputi rencana organisasi dan prosedur-prosedur dan pencatatan-pencatatan yang berhubungan dengan penjagaan aktiva dan kelayakan laporan keuangan. Pengendalian akuntansi intern di rancang untuk memberikan jaminan memadai bahwa tujuan-tujuan tertentu telah sesuai dengan setiap sistem aplikasi yang signifikan di dalam organisasi.

C. Alat Pengendalian Pemrosesan Transaksi

Alat pengendalian pemrosesan transaksi merupakan prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi. Alat pengendalian pemrosesan transaksi terdiri dari pengendalian umum dan pengendalian aplikasi. Pengendalian umum mempengaruhi seluruh pmrosesan transaksi. Pengendalian aplikasi berpengaruh khusus terhadap aplikasi-aplikasi individual.

a. Pengendalian Umum

Pengendalian umum memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi. Pengendalian umum mencangkup hal-hal berikut ini :

-         Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

-         Prosedur-prosedur oprasi umum

-         Masalah pengendalian peralatan

-         Pengendalian peralatan dan akses data

Sebagai contoh, di ambil dari hal-hal tersebut di atas :

Ø      Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi

Rencana pengorganisasian dalam penanganna dan pemerosesannya di lakukan secara terpisah.

Contoh : Fungi pustaka komputer menyelenggarakan penyimpanan program kompoter dan dokumentasi, tetapi tidak memiliki akses ke atau otoritas untuk mengoperasikan peralatan pengolahan komputer.

Pengolahan data komputer harus tidak memiliki penanganan fisik maupun otoritas atas setiap aktiva selain hanya mengolah data aktiva.

Contoh : Departemen-departemen yang bertanggung jawab atas penanganan fisik persediaan harus tidak melapor kepada wakil direktur bidang pengolahan data komputer.

Ø      Prosedur-prosedur oprasi umum

Titik awal dan akhir untuk setiap fungsi pekerjaan harus di indikasikan secara jelas, seperti juga hubungan fungsi-fungsi pekerjaan satu sama lain.

Contoh : Operator komputer memiliki akses terbatas kepada program-program dan file-file data.

b.Pengendalian Aplikasi

Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual. Pengendalian-pengendalian aplikasi di kategorikan menjadi pengendalian masukan, pemrosesan, dan keluaran.

Kategori-kategori ini berkaitan dengan langkah-langkah dasar dalam silus pengolahan data.

c.Pengendalian Preventif, Detektif, Dan Korektif

Pengendalian Preventif di lakukan untuk mencegah kekeliruan dan penipuan sebelum keduanya terjadi, terutama pada masukkan dan pemrosesan pada pemrosesan transaksi. Pengandalian Detektif di lakukan untuk mengatasi kekeliruan dan penipuan setelah keduanya terjadi. Pengendalian Korektif digunakan untuk mengoreksi kekeliruan.

D.Etika Dan Struktur Pengendalian Intern

a.Etika dan Budaya Perusahaan

Banyak perusahaan yang telah mengadopsi peraturan kode etika yang merupakan pedoman dalam menjalankan bisnis sesuai etika. Begitupun, banyak organisasi profesonal, seperti AICPA, yang mengadopsi peraturan ini peraturan kode etik ini umumnya di tulis dalam bahasa hukum yang berfokus pada hal-hal yang mungkin di langgar.

Banyak yang menentang dengan mengatakan bahwa setiap perusahaan memiliki budayanya sendiri, yang di sebut budaya perushaan, yang mungkin meningkatkan atau mengabaikan etika. Budaya perusahaan tergantung pada tingkah laku, dan praktik kerja para karyawan. Untuk setiap program etika kerja, perusahaan harus memiliki audit budaya atas perlaku budaya dan etika perusahaannya.

b.Mengkomunikasikan Tujuan-tujuan Pengendalian Intern

Manusia merupakan elemen penting dari setiap struktur prngrndalian intern. Fungsi prinspal dari pengendalian intern adalah mempengaruhi tingkah laku manusia dalam suatu sistem bisnis. Jadi, perilaku dan aktifitas-aktifitas perlu di kelola dan di kendalikan sehingga tujuan organisasi dapat di capai. Tujuan pengendalian intern harus di pandang secara relevan dengan individu yang menjalankan sistem pengendalian tersebut. Sistem harus di rancang sedemikian rupa sehingga pegawai yakin bahwa pengendalian bertujuan melindungi kesulitan-kesulitan atau krisis-krisis dalam oprasi organisasi yang sebaliknya dapat mempengaruhi mereka secara pribadi.

SOAL PG

1.       Berikut ini yang bukan Eksposur-eksposur yang sering terjadi dalam lingkungan bisnis yang umum adalah…

A.    Kehilangan Aktiva

B.     Biaya-biaya berlebihan

C.     Akuntansi yang tidak akurat

D.    Akuntansi yang akurat

Jawabannya : D

2.      Berikut ini yang tidak termasuk Tujuan-tujuan Pengendalian dan Siklus-siklus Transaksi adalah….

A.    Silkus Jaminan

B.     Siklus Pengeluaran

C.     Siklus Produksi

D.    Siklus Keuangan

Jawabannya : A

3.      pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen kecuali….

A.    Lingkungan pengendalian

B.     Struktur Pengendalian

C.     sistem akuntansi

D.    prosedur-prosedur pengendalian

Jawabannya : B

4.      memperhatikan keseluruhan lingkungan pemrosesan transaksi jenis pengendalian yaitu…

A.    Pengendalian umum

B.     Pengendalian Aplikasi

C.     Pengendalian Preventif

D.    Pengendalian Detektif

Jawaban : A

5.      Pengendalian aplikasi di khususkan untuk aplikasi individual jenis pengendalian yaitu…

A.    Pengendalian umum

B.     Pengendalian Aplikasi

C.     Pengendalian Preventif

D.    Pengendalian Detektif

Jawaban : B

SOAL ESSAY

1.      Apa yang dimaksud dengan Siklus Pendapatan adalah…

Jawabannya : Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan pendistribusian barang dan jasa kepada pihak lain dan penagihan pembayaran.

2.      Sebutkan pengendalian intern perusahaan terdiri dari tiga elemen yaitu…..

Jawabannya : Lingkungan pengendalian, sistem akuntansi, dan prosedur-prosedur pengendalian.

3.      Hal-hal apa saja yang mencangkup pengendalian umum yaitu…

Jawabannya : Rencana pengorganisasian pemrosesan transaksi, Prosedur-prosedur oprasi umum, Masalah pengendalian peralatan dan Pengendalian peralatan dan akses data.

4.      Apa yang dimaksud dengan Alat pengendalian pemrosesan transaksi adalah…

Jawabannya : prosedur-prosedur yang di rancang untuk meyakinkan bahwa elemen-elemen struktur pengendalian intern di implementasikan dalam sistem aplikasi khusus yang terdapat di dalam setiap siklus transaksi organisasi.

5.      Apa yang dimaksud dengan Siklus Keuangan adalah….

Jawabannya : Kejadian-kejadian yang berkaitan dengan perolehan dan manajemen dana modal termasuk kas.

BAB 3

Pengenalan pemrosesan Transaksi

3.1. Arus Transaksi

Siklus pemprosesan transaksi mengelompokkan transaksi berdasarkan kesamaan unsur dan/ atau sasaran.

Karena setiap industri (dan malah setiap perusahaan dalam satu industri) menghadapi peristiwa yang berbeda beda, maka tidak ada seperangkat siklus pemprosesan transaksi yangstandar. Namun, siklus berikut (yang diperlihatkan pada gambar di atas) sering kita jumpai pada perusahaan dagang dan perusahaan nonmanufaktur lainnya :

1.Siklus pendapatan (revelue cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitan dengan penjualan produk atau jasa dan penagihan hasil-hasilnya.

2.Siklus pengeluaran (expenditure cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwa yang berkaitandengan pemerolehan sumber daya atau jasa, misalnya barang dagang, tenaga kerja, saranaumum) dan pelunasan hutang

 3.Siklus manajemen sumber daya (resource management cycle), yang meliputi peristiwa-peristiwayang berkaitan dengan manajemen dan pengendalian sumber daya seperti investasi dan aktivatetap (fasilitas).

4.Siklus buku besar dan penyiapan laporan keuangan (general ledger dan financial reportingcycle) yang meliputi transaksi keuangan dan ayat jurnal penyesuaian yang terjadi dalam suatusiklus akuntansi.

5.Konveksi produk, tercakup kejadian yang berkaitan dengan konversi atau pengubahan bentuk  bahan baku menjadi barang atau produk jadi.

3.2 Komponen-komponen system pemrosesan transaksi

komponen pemrosesan terdiri dari

a) Input = Input dalam suatu proses transaksi adalah dokumen sumber yang dapat berupa formulir atau bukti transaksi lainnya.

b) Proses= Dalam system manual terdiri dari kegiatan pemasukkan data transaksi kedalam jurnal. Dalam sistem komputer, prosesnya dilakukan dengan memasukkan data kedalam file transaksi

c) Penyimpanan=Media penyimpanan dari transaksi secara manual adalah Buku Besar. Buku besar ini menyediakan ikhtisar transaksi-transaksi keuangan perusahaan. Proses pemasukkan data dari jurnal kedalam buku besar disebut “POSTING”. Untuk sistem komputer, posting ini dilakukan dengan mengup-date file master menggunakan file transaksi

d) Output.= jenis keluaran yang dihasilkan dari proses transaksi, antara lain : Laporan keuangan, Laporan Operasional, Dokumen Pengiriman, faktur, dsb

3.3. perancangan system tata buku berpasangan

Sistem berpasangan adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

Motode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif)

3.4. system kode akun untuk pemrosesan transaksi

kode adalah suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan klasifikasi pada sesuatu.

· Tujuan Pengkodean

a) Mengidentifikasi data akuntansi secara unik

b) Meringkas data

c) Mengklasifikasikan rekening/transaksi

d) Menyampaikan makna tertentu

Metode pengkodean

a) Kode angka atau huruf berurutan = tiap rekening diberi kode angka atau huruf ecara berurutan.

b) Kode angka blok= rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya.

c) Kode angka kelompok diberikan dengan memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening.

d) Kode Mnemonic= Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.

3.5. perancangan formulir dan pertimbangan-pertimbangan penyimpanan catatan.

untuk menyimpan catatan dan memisahkan semua kegiatan transaksi kita bisa membuat suatu formulir. Formulir yang kita buat harus jelas dan memuat seluruh isi kegita transaksi

d) Kode Mnemonic= Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya, misalnya, Aktiva lancar = AL, Jurnal Penjualan = JP, dsb.

untuk menyimpan catatan dan memisahkan semua kegiatan transaksi kita bisa membuat suatu formulir. Formulir yang kita buat harus jelas dan memuat seluruh isi kegita transaksi

PG
1. Berikut ini yang bukan termasuk siklus perusahaan dagang dan perusahaan nonmanufaktur adalah ?

A.    Siklus pendapatan 

B.     Siklus pengeluaran 

C.     Siklus Penyimpanan

D.    Siklus buku besar 

Jawabannya : C

2. berikut ini yang tidak termasuk komponen pemrosesan adalah ?

A. Input
            B. Output
            C. Proses
            D. manajemen
Jawabannya : D
3. suatu kerangka yang menggunakan huruf atau angka (atau kombinasi keduanya) untuk memberikan klasifikasi pada sesuatu disebut…
            A. kode

B. Kode angka atau huruf berurutan

C. Kode angka blok

D. Kode angka kelompok

Jawabannya : A

4. rekening dikelompokkan menjadi beberapa golongan dan tiap golongan disediakan satu blok angka yang berurutan untuk memberi kodenya disebut…

A. kode

B. Kode angka atau huruf berurutan

C. Kode angka blok

D. Kode angka kelompok

Jawabannya : C

5. memberikan nomor kode untuk setiap kelompok, golongan, subgolongan dan jenis rekening disebut…

A. kode

B. Kode angka atau huruf berurutan

C. Kode angka blok

D. Kode angka kelompok

Jawabannya : D

Esssay

1.      Apa yang dimaksud dengan Kode Mnemonic adalah…
Jawabannya : Pemberian kode dengan menggunakan Huruf yang disingkat mendekati bentuk aslinya.

2.      Apa saja yang termasuk komponen pemrosesan yaitu…
jawabannya : Input, Output, Proses, Penyimpanan.

3.      Apa yang dimaksud dengan Sistem berpasangan adalah…

Jawabannya : adalah sistem pencatatan semua transaksi ke dalam dua bagian, yaitu debet dan kredit. Kemudian kedua bagian ini diatur sedemikian rupa sehingga selalu seimbang.

4.      Sebutkan Tujuan Pengkodean adalah …

Jawabannya : Mengidentifikasi data akuntansi secara unik, Meringkas data,Mengklasifikasikan rekening/transaksi,Menyampaikan makna tertentu

5.      Motode penyusunan tata buku berpasangan ada 2 yaitu

Jawabannya : motode ayat-ayat pindahan tunggal dan motode ayat-ayat pindahan berumpun(kolektif)